DMS (Data Management System) – Систем за управљање документима
Document Management System (DMS) у принципу представља основни или допунски софтверски алат пословног информационог система предузећа. Представља и синоним за “канцеларију без папира”.
Појам традиционалног документа, са развојем нових технологија се значајно проширио. Захваљујући томе могуће је разликовати следеће типове докумената: скенирани папирни документи, документи креирани у програмима као што је Microsoft Office, цртежи настали уз помоћ програма за дизајн, фотографије, аудио – видео записи, E-mail поруке, итд.
Дигитални формати докумената који могу бити предмет укључивања у DMS су:
- JPG, BMP, TIF, GIF – битмапирана графика и фотографије,
- PDF – може садржати текст и слике;
- DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT – формати који су настали у Оффице програмима,
- VAW, MP3, AVI, MP4 – формати аудио – видео записа,
- CDR, DWG, DXF – формати записа векторске графике, итд.
Сви набројани типови докумената могу се наћи у систему за управљање документима.
Корисници
Корисници ДМС система су људи који су укључени у процес стварања докумената, његовог укључивања у ДМС систем, имају различита права приступа документина (хијерархијска организација), измене на документима и на крају архивирање и брисање докумената. Администратор је специјални корисник, коме су додељене најважније улоге у управљању документима у ДМС, али и његовим корисницима.
Метаподаци представљају описне карактеристике додељене документу који је укључен у DMS. У овај тип података најчешће спадају: време и датум настанка, име креатора документа, припадност некој групи корисника, организационој јединици, опис шта документ представља, односно, које податке садржи, итд. Сви ови елементи се касније користе код формирања упита и филтера за претраживања докумената и креирање извештаја унутар DMS.
Верзије докумената у систему за управљање документима спречавају настанак нерегуларних ситуација – када постоји велики број докумената и корисника који желе да раде на истом документу. Приликом спровођења измена на документима у системима за управљање документима креирају се тзв. верзије докумената.
Животни циклус документа представља циклус састављен из фаза кроз које документ пролази од момента његовог стварања до тренутка одлагања у архиву или уништавања.